Hantera kontaktpersoner

I pressrummet kan kontaktpersoner användas på följande sätt:

• kontakter i Kontakt-sektionen

• kontakter uppdelade på avdelningar i Kontakt-sektionen

• huvudkontakter i toppsektionen av pressrummet

• synliga som huvudkontakter i toppsektionen, men dolda i Kontakt-sektionen

Dessutom finns kontaktpersoner med i:

• pressmeddelanden

• utkast till pressmeddelanden

• mallar till pressmeddelanden

Här förklarar vi hur du hanterar dina kontaktpersoner.

Kontaktboken

Kontaktboken är grunden i din hantering av kontaktpersoner. Här ser du alla dina kontakter. Du väljer vilka som ska visas i pressrummet och i pressmeddelandemallar. Det är också här du skapar nya kontaktpersoner.

Det fina är att en ändring i kontaktboken genast slår igenom överallt där kontaktpersonen finns: i pressrummet, i utkast och i mallar. Du behöver inte gå till olika ställen för att göra förändringar.

Kontaktboken når du genom:

• att hantera kontaktpersoner under Pressmeddelanden i sektionen Inställningar

• att hantera kontaktpersoner i sektionen Pressrum

• att klicka på Kontaktboken när du håller på att skapa ett pressmeddelande eller befinner dig i en pressmeddelandemall

Så här kan kontaktboken se ut om du redan har skapat några kontaktpersoner:



För att skapa en ny kontaktperson klickar du på Lägg till kontaktperson:
 

Här ser du all information, som du kan lägga till om en kontaktperson.

• Bild, ladda upp en bild och sätt fokuspunkten

• Personlig information, namn, mejladress, ett eller två telefonnummer samt möjlighet att specificera avdelning/expertområde/anställd hos samarbetsorganisation eller dylikt

• Titlar och beskrivningar, kontaktpersonens titel och beskrivning av dess roll. Det går att skriva dessa i flera olika språk och de läggs automatiskt till i rätt språkversion om du skapar pressmeddelanden på flera språk. (Väljer du att göra ett engelskt pressmeddelande knyts den engelska versionen av titlar och beskrivningar automatiskt till detta pressmeddelande.)

• Länkar till sociala medier, länkar till kontaktpersonens konton på Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn, Skype och WhatsApp samt möjlighet att länka till en webbsida/blogg.

• Standardanvändning, bestämmer om kontaktpersonen automatiskt ska läggas till i utkast till pressmeddelanden och eventuellt börsmeddelanden

• Förekomster, visar om kontaktpersonen finns med i pressrummet, pressmeddelandeutkast eller -mallar, så att du enklare förstår var eventuella förändringar slår igenom
   

Tryck Spara och kontakten finns i kontaktboken:

  

Kontaktpersoner i pressrummet

För att hantera kontaktpersoner väljer du Pressrum i vänsterspalten och sedan Kontaktpersoner i toppmenyn:



Här bestämmer du vilka kontaktpersoner som ska synas var.

Pressrummets toppsektion

I Via TT:s enkät riktad till journalister var kontaktuppgifter det vanligaste som de letade efter när de besökte ett pressrum. Du har nu möjlighet att lyfta upp en eller två kontaktpersoner i pressrummet för att göra det enklare för besökarna.

Öppna den översta fliken:



och klicka på Välj kontaktpersoner. Då öppnas kontaktboken, där du kan välja mellan dina kontaktpersoner eller skapa nya. Här väljs en kontaktperson:




och visas i toppsektionen:



Under fliken Kontakter i ditt pressrum

Här visas alla kontaktpersoner som du vill ha publika. Du kan också dela in kontaktpersonerna i olika avdelningar genom att lägga till avdelningar.

Klicka på ”Kontakter”-fliken i pressrummet:



och sedan Välj kontaktpersoner:



Kontaktboken öppnas och du kan välja vilka kontaktpersoner som ska synas i pressrummet.

Du kan sedan dra och släppa kontaktkorten för att få personerna i önskad ordning.

Vill du dela in dem i olika avdelningar klickar du på Lägg till avdelning, namnger den och lägger den på rätt ställe:



Då ser det ut så här i ditt pressrum:



Kontaktpersoner i utkast och mallar

Du kan enkelt bestämma vilken eller vilka kontaktpersoner som automatiskt ska inkluderas i dina pressmeddelandeutkast.

Antingen går du till Inställningar, väljer Pressmeddelanden i toppmenyn och klickar på Kontaktpersoner. Sedan väljer du i kontaktboken vilka kontaktpersoner som ska inkluderas eller skapar nya.

Eller så öppnar du kontaktboken var du än befinner dig och klickar i rutan för Pressmeddelanden under Standardanvändning för kontaktpersonen. Då uppdateras inställningarna automatiskt.

Hur du hanterar kontaktpersonerna när du håller på med ett nytt pressmeddelande läser du mer om här.