Via TT och GDPR

Inloggade användare – TT personuppgiftsansvarig

Angående personuppgifter som används för inloggning till tjänsten Via TT (såsom namn, e-post och
lösenord), är TT personuppgiftsansvarig.
 
Kunderna bestämmer själva vilka anställda etc. som ska få tillgång till tjänsten och därmed även vems
personuppgifter som TT behöver behandla för att kunden ska kunna nyttja tjänsten. Det är dock TT
som bestämmer ändamålet med behandlingen (verifiera vilken användare som ska ges tillgång till tjänsten) samt medlen för behandlingen (såsom vilka personuppgifter som ska behandlas för
ändamålet). Vanligtvis är leverantörer av tjänster personuppgiftsansvarig för behandling av
personuppgifter som är nödvändig för driften av tjänsten som sådan. Behandling av personuppgifter i
syfte att verifiera användarens identitet torde utgöra en sådan behandling som anses vara nödvändig
för driften av tjänsten som sådan och därför är TT personuppgiftsansvarig för denna behandling.

 

Via TT:s medielistor och abonnenter (TT personuppgiftsbiträde)

I förhållande till behandlingen av personuppgifter i TT:s medielistor och abonnenter är bedömningen
att TT är personuppgiftsansvarig. Det är TT som bestämmer ändamålet med behandlingen (dvs. det är
en del av tjänsten som man erbjuder) samt medlen för behandlingen (såsom vilka personuppgifter
som samlas in, hur länge de lagras och när en kontakt tas bort/adderas).

 

Personliga medielistor och kontaktpersoner (TT personuppgiftsbiträde)

För behandlingen av personuppgifter i kundernas personliga medielistor och av kontaktpersoners
personuppgifter, är bedömningen att det är kunden som är personuppgiftsansvarig och att TT är
personuppgiftsbiträde.
 
Det är kunderna själva som väljer vilka kontaktpersoner som ska synas i deras pressrum samt vilka
personer och uppgifter som ska adderas till deras personliga medielistor. Kundens ändamål torde vara
att nå ut till vissa specifika mediekontakter (för personliga medielistor) samt att andra ska ha möjlighet
att ta kontakt med kunden (för kontaktpersonerna). TT delar inte detta ändamål och har inte något
eget ändamål med behandlingen i sig, utan tillhandahåller möjligheten till behandlingen genom
tjänsten liknande en molntjänst tillhandahåller möjligheten att lagra personuppgifter. Kunden är även

den som rent faktiskt bestämmer över personuppgifterna, exempelvis genom att kunden kan ta bort
och addera personuppgifter från de personliga medielistorna och som kontaktpersoner.

 

Medgivande?

Via TT söker inte medgivande från de personer som sätts upp i Via TT:s medielistor.

Vi grundar deras närvaro där på deras yrkesroll. Samtliga uppgifter har hämtats från öppna webbsidor hos mediebolag. Den lagliga grunden som vi hänvisar till är "berättigat intresse" *); Via TT-affären bygger på att distribuera rätt information till rätt personer, och mottagarna har själva öppet visat vad de arbetar med. 

Abonnenter har själva skrivit in sig och därmed gett sitt samtycke. Vid varje utskick ges abonnenten möjlighet att avregistrera sig. Vi anser därför att samtycket inte behöver uppdateras på annat sätt.

 

Lagring

Uppgifterna om abonnenter och i medielistorna arkiveras på obestämd tid. I medielistorna ändras eller raderas de när personen byter jobb, slutar eller ber att få sina uppgifter raderade. Abonnenter avregistreras automatiskt om de klickar på avregistreringslänken i ett utskick.

De fysiska servrarna står i Finland, alltså inom EU:s gränser.

 

Utdrag, radering och gallring

För att se om en person finns med i listorna, kan ni själva söka eller be oss om hjälp. För att rensa har vi två rutiner med olika tidsspann.

• En gång i veckan hanteras samtliga mejl till Via TT:s generella mejlkorg (i snitt 1000 per vecka). Då rensar vi utgångna kontakter vars mejladresser bara studsat – både i Via TT:s och kunders egna listor. (Detta för att upprätthålla vår mejlservers rykte och förhindra att Via TT:s mejl  hamnar i spamfilter.) Vi hanterar då också förfrågningar som kommit till vår generella Via TT-adress, t ex önskemål om att bli borttagen.
• Via TT:s kundtjänst besvarar frågor och önskemål under kontorstid (må-fre 8-12, 13-17). Om någon vill bli raderad så gör vi det oftast inom några timmar.

 

Historik över utskick mm

Det finns inget sätt i dag att få ut historik över utskick till en enskild person eller hur länge hen funnits i systemet etc. Vi har inte sett behov av det. 

 

Besökare i pressrum

Vi mäter besök i Via TT:s pressrum för att redovisa antalet för kunderna och för att kunna förbättra våra tjänster med stöd av statistisk data. Där finns dock inga personuppgifter. Besökarnas ip-nummer anonymiseras.

 

Facebook, X och LinkedIn

Om du som Via TT-kund vill radera dina personuppgifter från Facebook, X eller LinkedIn, klicka på Inställningar och sedan Sociala medier-distribution och inaktivera önskade tjänster. Dina uppgifter raderas då från respektive tjänst. Du kan också be Via TT:s kundsupport att hjälpa dig med raderingen.  

 

 *) Laglig grund: "berättigat intresse"

För att hantera personuppgifter i Via TT:s system stödjer vi oss på GDPR:s artikel 6.1.f som lyder:

Behandling är endast laglig om och i den mån som åtminstone ett av följande villkor är uppfyllt: (. . .)

f) Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn.