Via TT och GDPR

TT Nyhetsbyrån AB är ansvarig för personuppgifter i Via TT. I vissa delar av systemet delar TT och kunden på personuppgiftsansvaret.

Inloggade användare

Ni som kund delar ansvaret med TT för de användare ni har som jobbar i systemet. Där finns namn, e-post, telefon, titel och krypterat lösenord för dem som loggar in i Via TT.

Kontaktpersoner

Ni som kund lägger själva upp dem som ska synas som kontaktpersoner i ert pressrum. Det är de personer som ni vill att besökare i ert pressrum ska kontakta. Ni kan där visa kontaktpersoner med namn, bild, titel, e-post, telefon och konton på sociala medier.

Via TT:s medielistor och abonnenter

• TT är personuppgiftsansvarig för allt under fliken Via TT:s medielistor, eftersom det är en del av vår tjänst, samt för de abonnenter som själva har skrivit in sig för att få era pressmeddelanden.
• I Via TT:s medielistor sparas namn, e-post, telefon, titel, adress, webbadress, konton i sociala medier och andra länkar, koppling till företag och beskrivning.
• För abonnenter sparas endast den e-postadress som pressmeddelandena ska skickas till.
• Via TT ansvarar för utdrag, borttagning etc om en abonnent eller någon på Via TT:s medielistor begär det.
• Om någon begär att bli borttagen från Via TT:s medielistor eller sitt abonnemang så tas hen bort överallt i systemet.

Personliga medielistor

• Ni själva rår över de listor ni skapat under fliken "Personliga medielistor".
• Därför delar kundföretaget och TT på personuppgiftsansvaret för allt under fliken Personliga medielistor.
• Ni måste själva radera den som vill bli bortglömd där, ge utdrag till den som så begär, och så vidare.
• I Personliga medielistor kan ni spara mottagarnas namn, e-post, telefon, titel, adress, webbadress, konton i sociala medier, andra länkar, koppling till företag och beskrivning.
• Att ni hanterar personuppgifter motiverar ni med "berättigat intresse" *) ; ni vill kunna skicka information om er verksamhet med hjälp av pressmeddelanden till möjliga intressenter.
• Via TT delar personuppgiftsansvaret med er, eftersom vi tillhandahåller det system där era kontakter används.
• Inget personuppgiftsbiträdesavtal upprättas när parterna delar på ansvaret.   

Medgivande?

Via TT söker inte medgivande från de personer som sätts upp i Via TT:s medielistor.

Vi grundar deras närvaro där på deras yrkesroll. Samtliga uppgifter har hämtats från öppna webbsidor hos mediebolag. Den lagliga grunden som vi hänvisar till är "berättigat intresse" *); Via TT-affären bygger på att distribuera rätt information till rätt personer, och mottagarna har själva öppet visat vad de arbetar med. 

Abonnenter har själva skrivit in sig och därmed gett sitt samtycke. Vid varje utskick ges abonnenten möjlighet att avregistrera sig. Vi anser därför att samtycket inte behöver uppdateras på annat sätt.

Lagring

Uppgifterna om abonnenter och i medielistorna arkiveras på obestämd tid. I medielistorna ändras eller raderas de när personen byter jobb, slutar eller ber att få sina uppgifter raderade. Abonnenter avregistreras automatiskt om de klickar på avregistreringslänken i ett utskick.

De fysiska servrarna står i Finland, alltså inom EU:s gränser.

Utdrag, radering och gallring

För att se om en person finns med i listorna, kan ni själva söka eller be oss om hjälp. För att rensa har vi två rutiner med olika tidsspann.

• En gång i veckan hanteras samtliga mejl till Via TT:s generella mejlkorg (i snitt 1000 per vecka). Då rensar vi utgångna kontakter vars mejladresser bara studsat – både i Via TT:s och kunders egna listor. (Detta för att upprätthålla vår mejlservers rykte och förhindra att Via TT:s mejl  hamnar i spamfilter.) Vi hanterar då också förfrågningar som kommit till vår generella Via TT-adress, t ex önskemål om att bli borttagen.
• Via TT:s kundtjänst besvarar frågor och önskemål under kontorstid (må-fre 8-12, 13-17). Om någon vill bli raderad så gör vi det oftast inom några timmar.

Historik över utskick mm

Det finns inget sätt i dag att få ut historik över utskick till en enskild person eller hur länge hen funnits i systemet etc. Vi har inte sett behov av det. 

Besökare i pressrum

Vi mäter besök i Via TT:s pressrum för att redovisa antalet för kunderna och för att kunna förbättra våra tjänster med stöd av statistisk data. Där finns dock inga personuppgifter. Besökarnas ip-nummer anonymiseras.
 

Juridiska resonemang

GDPR är ganska nytt. Tydliga rättsfall som ger prejudikat finns inte än. Enligt vår GDPR-analys för personuppgifter i Via TT-systemet är TT personuppgiftsansvarig eftersom vi - som det står i förordningens artikel 4 - “bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter”. Via TT är inte personuppgiftsbiträde åt kunden, eftersom den termen enligt GDPR avser någon som har till huvuduppgift att lagra personuppgifter för en uppdragsgivares räkning.

Bedömningen ser till helheten: TT är personuppgiftsansvarig eftersom TT råder över syftet – att hjälpa kunderna att sprida pressmeddelanden till de mest relevanta mottagarna – och över systemet det görs i. Kunden delar personuppgiftsansvaret där den själv kan välja vilka personer den sätter in, och viss mån vilka uppgifter den registrerar om dessa personer.

Innehållet i pressmeddelandena som vi förmedlar faller vanligen under tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen i stället för GDPR.

 *) Laglig grund: "berättigat intresse"

För att hantera personuppgifter i Via TT:s system stödjer vi oss på GDPR:s artikel 6.1.f som lyder:

Behandling är endast laglig om och i den mån som åtminstone ett av följande villkor är uppfyllt: (. . .)

f) Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn.