Nyckelorden har en viktig funktion när det gäller att organisera arkivet. Det kan vara en bra idé att på förhand bestämma ett gemensamt system för nyckelorden. Till exempel, ska alla nyckelord vara i plural eller singular? Om nyckelorden följer vissa regler blir det enklare för användaren att använda dem vid sökningar i efterhand.
Ett arkiv består ofta av filer med många olika ursprung, vilket kan leda till varierande användning av metadata. Mediebanken är därför byggd så att om filerna redan innehåller inbäddad metadata, så läggs dessa automatiskt till.
Tekniskt sett är nyckelorden länkade, så om du redigerar listan med nyckelord sker ändringen på alla filer som innehåller nyckelordet.
I organisationsinställningarna finns två olika listor med nyckelord:
• En lista som heter “Alla nyckelord” och är en lista över alla nyckelord som finns i arkivet.
• Den andra listan kallas “Vitlistade nyckelord” och innehåller de nyckelord du har skapat själv.
Vitlistade nyckelord kommer endast att vara tillgängliga för de som har valt att begränsa användningen av nyckelord.
Redigera nyckelord
Administratörer har möjlighet att redigera nyckelord. Detta kan hjälpa till att hålla nyckelordslistan organiserad och är särskilt användbart om användare fritt får skapa egna nyckelord för filer.
Så här skapar du fördefinierade nyckelord:
1. Klicka på din profilbild i det övre högra hörnet.
2. Välj Organisationsinställningar.
3. Välj Metadata och sedan Alla nyckelord. Nyckelordslistan sorteras efter hur ofta nyckelordet används, med de mest använda överst.
4. Välj nyckelordet du vill redigera och klicka på prickarna till höger. Du kan redigera eller radera nyckelordet, eller slå ihop det med ett annat.
Tips: I förhandsgranskningen av en fil kan du klicka på nyckelorden nedanför filen för att se alla filer med samma nyckelord.